Um dos grandes desafios de todos os setores públicos do país é, sem dúvidas, a burocracia, que pode representar um empecilho para processos eficientes no setor. Como superar a burocracia, para prestar um serviço mais eficaz e eficiente?
Desburocratizar não é um processo simples. Porém, ações como definir padrões de processos e investir na capacitação de servidores podem trazer bons resultados. E dessa forma, melhorar a entrega de serviços à população.
A seguir, veja o que nós do Grupo Rede+ preparamos para você, trabalhador do setor público conseguir superar a burocracia do dia a dia.
Por que tanta burocracia?
A burocracia é o conjunto de leis, regras e procedimentos determinados que pautam o funcionamento de órgãos públicos.
Em resumo, no Brasil, esse modelo é utilizado para organizar processos e garantir a veracidade e segurança das informações, além da continuidade dos serviços.
Como a burocracia pode interferir na gestão?
A burocracia serve principalmente para assegurar a qualidade e regularidade dos processos com gestões complexas. O problema surge quando há excesso na gestão estratégica, criando uma série de travas aos processos, impedindo a fluidez das atividades.
Os funcionários que enfrentam essa realidade, geralmente, gastam muito tempo em atividades que não tem um resultado proveitoso. Como consequência, ocorre uma redução de produtividade de colaboradores, o que acaba tendo um custo enorme ao setor.
Assim, a burocracia pode atrapalhar a entrega dos serviços, confundindo servidores e frustrando os cidadãos. Isso se deve especialmente a alguns fatores:
- Ausência de um mapeamento ou desenho de cada etapa dos processos;
- Carência de clareza para o cidadão sobre todo o processo;
- Falta de foco e definição de prioridades;
- Servidores não capacitados para lidar com os processos;
- Excesso de trâmites exigidos.
E como superar a burocracia e melhorar a gestão estratégica no setor?
No setor público, o processo de desburocratizar passa por mais definição de foco e organização. Por isso, nossa primeira dica é a revisão de processos gerenciais.
Primordialmente, para evitar que os processos de seu setor se tornem excessivamente burocráticos é preciso revisá-los regularmente para atestar sua eficiência. Mas, antes de revisá-los, invista no mapeamento desses processos.
Determine procedimentos, estabeleça prazos, organize um cronograma com todas as etapas. Assim, isso te ajudará no próximo passo, quando for revisar cada um dos processos.
Defina prioridades
Definir prioridades está diretamente relacionado à organização, uma das prioridades na hora de “desburocratizar”. Por isso, pergunte-se quais são os três principais objetivos a serem perseguidos no momento. A partir disso, determine quais ações ajudarão a chegar lá.
Ofereça treinamento ao seu time
Garantir que a equipe esteja sempre atualizada e tecnicamente capacitada é um cuidado essencial para evitar burocracias desnecessárias e assegurar um alto desempenho.
Assim, tanto treinamentos técnicos, quanto comportamentais conferem incentivos às boas práticas no ambiente profissional, além de ajudar na criatividade dos colaboradores, estimulando-os a buscar inovações que tornam a rotina do trabalho menos engessada.
Se acaso você queira implementar uma capacitação para sua equipe, nós podemos te ajudar com o Capacita+ , uma solução de formação prática de profissionais com foco na cultura do empreendedorismo inovador com mais de 20 temas oferecidos, como Governança e Gestão da Inovação, Viabilidade, Metodologias Ágeis, Validação de Soluções Inovadoras e vários outros!
Se você, por exemplo, procura algo mais intensivo para sua equipe, nós também desenvolvemos maratonas de inovação, que buscam despertar a criatividade, inovação e o espírito empreendedor que existe nos participantes através de uma competição de ideias de negócios, propiciando a criação de projetos inovadores e competitivos.
Composto por facilitações em temas específicos e mentorias, busca estruturação do modelo de negócios e validação de um produto/solução.
O objetivo é a criação e desenvolvimento de soluções para desafios reais de organizações públicas e/ou privadas e criação de novos negócios/startups.
As maratonas podem acontecer não apenas online, com duração de 1 semana, como também de forma presencial, de maneira intensiva. Quer saber mais? Traga suas demandas e te ajudaremos com soluções inovadoras! Clique aqui!
Planeje um organograma para superar a burocracia
Definir um organograma te ajudará na delegação de responsabilidades aos funcionários. Por isso, além de estabelecer a estrutura hierárquica da empresa, o organograma auxilia os colaboradores a cumprir as tarefas de forma mais organizada e dinâmica. Deixe tudo claro para que os funcionários o usem como um guia.
Invista na modernização dos processos
O acúmulo de papelada é um dos fortes indícios de que a burocracia dentro do setor está excessiva. Além de afetar a produtividade da equipe, devido ao desperdício de tempo gasto na produção desses documentos, também é mal visto pelas práticas de sustentabilidade ambiental.
A revolução digital é uma realidade. Portanto não hesite em surfar nessa onda, promova uma inovação tecnológica nos processos.
Analise os resultados obtidos
Medir os resultados é a maneira mais confiável de comprovar o funcionamento dos processos. Uma boa tática é criar uma rotina de verificação desses números. Estabeleça uma frequência que te permita diagnosticar cedo quando o processo começar a falhar, por exemplo semanalmente.
Assim, você não perde muito tempo com atividades que não trazem valor e poupa recursos de seu setor!
Lembre-se de que às vezes, erros e falhas podem acontecer. Quando esse for o caso, repense e veja o que causou o problema. A partir disso, você obtém aprendizado e evita cometer o mesmo engano outra vez.
E isso realmente funciona para superar a burocracia?
Se você acha que tais ações não diminuem a burocracia no setor público, a Rede+ te traz três exemplos de que sim, tais processos funcionam!
O primeiro deles é o investimento em governança e tecnologia em Santos (SP). Desde que a tecnologia começou a ser implantada nas secretarias, os gestores conseguiram ter uma noção mais clara de onde está cada processo e há quanto tempo, podendo atuar mais ativamente para cobrar resultados.
A medida também propiciou, além de mais agilidade nos processos, economia de papel e outros insumos.
O segundo exemplo é um projeto do Governo de Minas Gerais lançado em 2013. O site DataViva (dataviva.info) é uma plataforma aberta que oferece principalmente dados econômicos, entre outras informações dos mais diversos setores governamentais.
O objetivo da ferramenta é subsidiar o processo de identificação dos melhores caminhos para diversificar a estrutura produtiva e promover o desenvolvimento econômico de cada localidade.
Em síntese, por meio de oito aplicativos, é possível ter acesso a cerca de 100 milhões de visualizações interativas de registros de exportações, de dados da indústria e de ocupações formais de cada um dos mais de cinco mil municípios brasileiros.
Uma outra possibilidade para superação da burocracia é incluir a população em uma coconstrução.
Em 2019, nós ajudamos o Ministério Público do estado da Bahia no desenvolvimento da primeira edição do Hackaton do MPBA, assim, uma série de inovações tecnológicas voltadas à defesa social foram apresentadas por 89 maratonistas que se dividiram em 16 equipes e criaram, em apenas três dias, soluções de tecnologia da informação para atender aos desafios propostos pelo hackathon.
Realizada pelo Ministério Público baiano, a maratona de programação teve como objetivos fomentar o espírito cívico e incentivar o desenvolvimento de ferramentas para que pudessem ser utilizadas pela população e pelo MP para a defesa da sociedade em temas como combate à criminalidade, proteção dos direitos das crianças e adolescentes e combate à improbidade administrativa. Você pode ler mais sobre esse case clicando aqui!
Agora que você já sabe o que fazer para começar a reduzir e superar a burocracia em seu setor e colocar a inovação em ação, é hora de colocar as mãos à obra e destravar todo o potencial de sua equipe!
